Qu’est-ce qu’un softphone ?
Un softphone ou téléphone logiciel est la nouvelle solution innovante de communication à adopter si votre entreprise souhaite opérer une transition digitale réussie. Grâce à lui, vous quittez définitivement le monde analogique et plongez dans le monde numérique. La transmission de la voix ne se fait plus sur les réseaux téléphoniques traditionnels, mais via Internet (VoIP : Voice Over Internet Protocol). Découvrez dès à présent, son principe, son fonctionnement, comment choisir le logiciel qui vous correspond ainsi que l’ensemble des avantages à passer au softphone.
Principe d’un softphone
Le mot softphone désigne un système de téléphonie qui utilise Internet pour émettre et recevoir des appels. Il est la contraction de « software » et de « téléphone » et fait référence à un logiciel qui s’appuie sur la technologie VoIP (transmission de la voix par Internet) pour émettre et réceptionner des appels depuis une application.
Ce téléphone logiciel remplace ou vient en complément d’un téléphone physique analogique. Il peut être installé sur un ordinateur fixe ou portable ou sur une tablette. L’ordinateur se transforme alors en téléphone et tous les appels sont gérés à partir du poste de travail.
L’utilisation d’un softphone au sein de votre entreprise offre exactement les mêmes fonctionnalités qu’un standard téléphonique classique, tout en améliorant considérablement la productivité de vos équipes. Facile à installer et à configurer, cette nouvelle communication entièrement digitale est plus rentable à court et long terme.
Remplacer votre téléphonie d’entreprise traditionnelle par un softphone vous permettra de digitaliser votre centre d’appels, de créer de nouvelles possibilités de collaboration et de travail à distance sans compromettre la sécurité et la qualité des appels de vos collaborateurs.
Fonctionnement d’un softphone
Il existe de nombreux logiciels de softphone que vous pouvez installer au sein de votre entreprise. Quel que soit celui que vous choisissez, implanter une solution VoIP optimale s’appuie sur une connexion à haut débit Internet et sur un ciblage précis de vos besoins de communications professionnelles.
Un logiciel softphone fonctionne aussi bien sur un ordinateur (Mac ou Windows) qu’un mobile (Android ou iOS) que sur la majorité des tablettes. Une fois l’application softphone installée sur l’ensemble de vos supports professionnels, elle présente une interface graphique qui imite celle d’un téléphone physique. Vous disposez d’un pavé numérique, d’un bouton d’appel et d’autres touches de fonction (appels visio, enregistrement, carnet de contacts, etc.).
Un softphone fait partie intégrante d’une communication unifiée. Il est connecté à l’ensemble de votre téléphonie d’entreprise, au PABX, au central téléphonique et peut être embarqué en télétravail ou par un collaborateur en déplacement par exemple. Il ouvre la voie à bien plus de fonctionnalités qu’un téléphone ordinaire, grâce à lui vous pouvez :
- Émettre des appels d’ordinateurs à ordinateurs.
- Synchroniser vos applications (répertoire, agenda, etc.).
- Vérifier la disponibilité des collaborateurs.
- Utiliser un service de messagerie instantanée et de visiophonie sécurisée.
- Renvoyer et transférer tous vos appels.
- Mettre en attente vos correspondants.
Fastnet vous accompagne dans l’installation, le déploiement et la prise en main de votre nouvelle téléphonie d’entreprise softphone. Nos conseillers et techniciens vous aident à sélectionner la meilleure solution pour vous assurer une transition numérique professionnelle sur mesure et performante.
Comment choisir un softphone
L’installation d’un softphone doit être facile, rapide et les bénéfices immédiats. Pour bien choisir le fournisseur de votre télécommunication audio et vidéo, voici les points importants à prendre en considération :
La facilité d’utilisation
La réussite de votre migration passe par la capacité de vos collaborateurs à prendre en main l’outil rapidement. Il est donc crucial que votre solution VoIP soit facile d’utilisation, que la plateforme soit ergonomique et pensée “utilisateurs”, et que l’expérience utilisateur soit optimisée à toutes les étapes de l’onboarding.
La qualité des appels
Il est vivement conseillé de procéder à une vérification de la qualité de l’audio par vous-même avant de vous engager. Ainsi, n’hésitez pas à demander un essai gratuit de quelques jours pour vous en assurer.
La Flexibilité
Votre dématérialisation doit être synonyme de flexibilité. Il va de soi que vous devez pouvoir adapter le nombre de lignes à n’importe quel moment et en quelques clics seulement.
L’intégration avec les outils existants
De votre CRM (gestion de la relation client) à votre site e-commerce en passant par votre messagerie d’équipe, votre solution VoIP doit pouvoir s’intégrer facilement avec l’ensemble de vos outils digitaux du quotidien.
La qualité du support
Un logiciel softphone doit être aussi agile et réactif que vos équipes, afin de pouvoir vous accompagner efficacement dès sa mise en place et à travers toutes vos demandes.
Tous les avantages d’un softphone
Réduction des coûts mensuels
En passant à l’ère du digital avec un softphone grâce à la technologie VoIP vous n’avez plus besoin d’un réseau télécom traditionnel, mais d’une connexion Internet pour passer et recevoir vos appels vocaux et vidéo. Fini la multiplication des abonnements chez différents fournisseurs. En regroupant vos besoins en un seul et même contrat, vous réduisez considérablement le budget mensuel de votre téléphonie d’entreprise.
Multiplication des fonctionnalités
Au cours des dernières années, les postes de téléphones se sont perfectionnés certes, mais les nouvelles fonctionnalités offertes par les softphone sont sans précédent :
- Messagerie instantanée, sécurisée et collaborative ;
- Annuaire mobile et Google ;
- Conférence de groupe (pont de conférence) ;
- Gestion de la présence et de la disponibilité de vos employés ;
- Outils de collaboration facilitant la mobilité (partage d’écran, enregistrement d’appel, vidéoconférence).
Amélioration de la mobilité des collaborateurs
De nos jours, la mobilité de vos employés est un élément indispensable au bon fonctionnement de votre entreprise. Vous et vos collaborateurs devaient être joignables et opérationnels au bureau comme en déplacement ou en télétravail. À cet égard, les softphones allient mobilité et réactivité. La communication entre PC, tablettes et smartphones est fluide et sécurisée.
Synchronisation de la communication interne
Un logiciel softphone doté d’outils collaboratifs adaptés à vos besoins permet de mettre un terme aux lenteurs de communication interne. Il dynamise et renforce la fluidité des échanges professionnels et participe à augmenter la productivité de votre entreprise.
Désencombrement des espaces de travail
Il est souvent difficile de lutter efficacement contre l’envahissement du matériel informatique. Ce qui était courant il y a quelques années n’est plus fonctionnel de nos jours. Jongler entre les fils, les prises de branchement et les câbles en tout genre n’est plus souhaité. Une application softphone désencombre vos espaces de travail et vous simplifie la vie.
Vous voulez faciliter la croissance de votre entreprise
Pour accompagner la croissance de votre entreprise, votre système téléphonique doit être aussi évolutif, accessible et configurable que possible. Dans cette idée, le déploiement de logiciel softphone est une alternative à ne pas négliger pour une organisation en pleine croissance.
Vous vous demandez dans quelles mesures l’installation d’un softphone est nécessaire à votre entreprise ? Vous avez besoin de plus d’informations ou d’un accompagnement personnalisé pour réussir la transition digitale de votre entreprise ? Fastnet répond à toutes vos interrogations et vous aide à trouver la solution qui vous correspond.
