Qu’est-ce que la communication unifiée ?
La communication unifiée est la volonté, le besoin et la possibilité de joindre un collaborateur, un fournisseur ou un client sans se soucier de son emplacement géographique ou de sa solution technique, qu’il soit dans une salle de conférence, sur son pc, sur son téléphone ou sur sa tablette. De par ce partage d’un genre nouveau, on peut désormais communiquer en vidéo, en audio grâce à la VoIP (Voice Over Internet Protocol), échanger de la data, mais également partager et interagir sur des dossiers.
Cette nouvelle technologie prend beaucoup plus d’ampleur aujourd’hui et permet de faire beaucoup plus d’actions par rapport aux systèmes de communication que l’on pouvait connaître auparavant. Une communication unifiée s’appuie sur quatre canaux d’échanges, à savoir : la téléphonie, la visioconférence, la messagerie et la gestion collaborative des données.
1 - La téléphonie unifiée d’entreprise
Le pilier majeur de la communication unifiée est bel et bien la téléphonie. Grâce à l’implantation d’un logiciel softphone, votre communication vocale interne et externe est uniforme et intuitive. Une téléphonie nomade et proactive, qui ne connaît plus de limites physiques, vous offre l’indépendance totale de travailler depuis n’importe où et depuis n’importe quel équipement. Vos collaborateurs sont joignables à tout moment sur leurs lignes professionnelles depuis un ordinateur, une tablette, un smartphone ou une ligne fixe.
En embarquant un téléphone logiciel (softphone) sur l’ensemble de vos équipements professionnels, vos employés utilisent la même interface et peuvent se connecter depuis n’importe quel appareil. Les échanges sont fluides et simplifiés. Les répertoires de contacts sont collaboratifs, vos salariés peuvent indiquer leurs présences et disponibilités en quelques clics seulement. Virtualiser votre téléphonie d’entreprise vous permettra également d’augmenter la mobilité de vos collaborateurs, peu importe le site sur lequel ils travaillent et d’accroître l’agilité de leurs échanges.
Les actions possibles grâce à la téléphonie unifiée :
- L’organisation d’appel groupé depuis un ordinateur, tablette ou smartphone ;
- Un standard virtuel embarqué (musique de mise en attente, message d’accueil et répondeur, etc.) ;
- Un réseau de communication unique et sur mesure ;
- Le transfert, mise en attente et filtrage d’appel en quelques clics ;
- Un appel peut basculer de poste en poste jusqu’à atteindre une ligne disponible.
Vous avez une vue d’ensemble de votre téléphonie d’entreprise grâce à un tableau de bord unique. La centralisation des données vous permet de suivre les consommations, l’étendue des forfaits, les listes d’appels, les répertoires et documents relatifs à vos équipements.
2 - La visioconférence
Le système de visioconférence n’est pas de la communication unifiée en tant que telle, mais lorsqu’il s’intègre dans un environnement global devient de la communication unifiée. Il correspond au principe d’émettre des appels de salle à salle ou en multipoints grâce à des outils audiovisuels (caméras, micros) au travers de codecs (codeurs/décodeurs) sur lesquels sont intégrés des flux audiovisuels. Une ligne IP sécurisée et dédiée à cet usage est indispensable pour dialoguer de point à point.
Les avantages d’une salle de visioconférence en présentiel :
- Flux donc fiable et sécurisé ;
- Périphéries AV permettant des communications de très haute qualité ;
- Des systèmes évolutifs ;
- La solution est intégrée dans la salle pas besoin d’apporter son pc ;
- Mais possibilité de venir avec son pc pour faire du partage de data sans fil ou branché ;
- Programmation possible pour centraliser les commandes de la salle sur une tablette de commande.
Les typologies des salles pouvant être équipées de visioconférence sont : les salles de board, de direction, de télémédecine, salles de cours, amphithéâtres avec plusieurs caméras et jusqu’à 1500 postes de prise de parole, etc.
3 - La messagerie professionnelle unifiée
La messagerie unifiée d’entreprise comprend l’ensemble des échanges écrits de vos collaborateurs. Avec la messagerie unifiée, vous entrez dans la communication synchrone (en direct) et asynchrone (en différé) selon les disponibilités et priorités de chacun à l’instant T. Vos employés ont la possibilité de répondre instantanément, de reporter, mais aussi d’archiver toutes leurs discussions.
Ces échanges prennent alors la forme de :
- Emails ;
- Discussions via le Chat ;
- Envoi de SMS de poste-à-poste.
La messagerie professionnelle est une composante non négligeable de la communication unifiée. Souvent, les échanges les plus importants se font à l’écrit. Soit pour en conserver une trace, soit pour partager des datas sensibles, soit pour ne rien omettre au vu du volume d’informations à traiter. Également pratique et ludique, l’utilisation de chat offre à vos employés la possibilité d’échanger de manière informelle et discrète.
4 - La gestion collaborative des données
La gestion collaborative des données est un outil qui fournit une plateforme cohérente pour toutes les ressources (datas) que votre entreprise gère, utilise et conserve. Cet outil vous permet d’organiser et de collecter des données et de les distribuer à travers différents processus et applications au sein de votre environnement informatique.
Ces plateformes de bases de données centralisées en ligne (cloud) permettent à vos employés de conserver, retrouver et partager des documents de tous formats confondus (.xlsx, .doc, pdf, jpeg, etc.) très rapidement.
Avantages :
- Niveau d’accessibilité adaptable en fonction de la sensibilité des informations.
- Ressources disponibles à n’importe quelle heure et jour par les utilisateurs.
- Mise en commun des répertoires de contacts, des plannings, etc.
- Une base de données unique pour l’ensemble de votre entreprise.
- Gain de temps de recherche de sources et documents.
- Conservation longue des données sans encombrement des bureaux physiques.
Principalement utilisée pour maintenir et orchestrer les données, cette solution se compose d’un serveur maître, d’intégrateurs et d’adaptateurs. Une gestion centralisée garantit la disponibilité des informations à toutes les applications et utilisateurs (selon les autorisations données à chacun).
